Klemborden, ook wel formulierhouders, klemmappen of klemplaten genoemd, stelde ik mij altijd alleen voor binnen het kantoorleven. Lange rijen archiefkasten met keurige, nette stapels formulieren in klemborden. Het echte inzicht kwam voor mij grappig genoeg binnen de zorgsector, waar ik even snel iets voor een bewoner op een papier moest schrijven en ik als ik een kip zonder kop liep te zoeken naar een pen en iets om op te schrijven. Een collega reikte mij een klembord met papier én pen aan en ik was in één keer geholpen. Ik kon direct de aantekening maken en kon het formulier in het klembord weer doorgeven aan iemand anders. Dat gaf mij het inzicht dat het ook anders kon dan stapels verfrommelde papieren die ongeordend op hun sorteerbeurt liggen te wachten. Ik ben vanaf toen klemborden voor mijn persoonlijke administratie (en losse formulieren) gaan gebruiken op 3 manieren die ik hieronder zal noemen.

Klemborden om formulieren te sorteren

Ten eerste zijn klemborden ontzettend handig om formulieren te sorteren en per categorie of onderwerp vast te klemmen op een apart klembord. Het handige daarbij is dat je de klemborden op een overzichtelijke manier kunt wegzetten in een kast. Je kunt bijvoorbeeld met kleurcodes werken: de kleur klem geeft dan weer over welk onderwerp de inhoud van de klemborden gaat. Als je dan iets nodig hebt hoef je alleen het klembord uit de kast te trekken zonder dat je bijvoorbeeld een map of snelhechter hoeft te openen. Bovendien is mijn motto: als het er niet meer tussen past, is het vast sowieso te veel ;).

Klemborden to go

Waar ik pas weer later achter kwam is dat ze ook handig zijn om mee te nemen. Ik selecteer de papieren die ik nodig heb en op het klembord gaan ze in mijn tas. Zo hoef ik op locatie niet een stapel documenten uit een map te halen of weer te sorteren. Omdat de meeste van lichtgewicht materiaal zijn gemaakt scheelt het haast geen gewicht. Als ik er zeker van wil zijn dat de formulieren heelhuids over komen, als het bijvoorbeeld regent, stop ik ze met klembord en al in een map. Overigens kun je ook speciale opbergmappen krijgen om ze in te bewaren, deze kun je hier vinden, samen met een heleboel soorten en maten klemborden.

Ondergrond

Als laatste vind ik een groot voordeel dat je direct een ondergrond hebt om op te schrijven. Vaak ben ik onderweg en moet ik op zoek naar een tafel en een goede ondergrond om iets te schrijven, terwijl dat op een klembord all-inclusive is. Met een beetje geluk zit er zelfs een penhouder op zodat het je aan niks ontbreekt in jouw administratieve assortiment!